Reforma dhe sfida e dokumentacionit vendor

Nga Agim Hoxhaj, botuar në Shekulli Online, 4 korrik 2014

Finalizimi i reformës administrative territoriale, një ndër më të rëndësishmet në vend, si në aspektin politik, ashtu edhe në ato ekonomike dhe sociale dhe një ndër hapat e domosdoshëm për integrimin e vendit ne BE, kërkon, jo vetëm angazhimin e gjithë aktoreve të interesuar për kryerjen e saj, por dhe përgatitjen e vetë njësive vendore për të realizuar kalimin drejt njësive të reja që do të krijohen. Rrjedhojë e reformës do të jetë shkrirja apo thithja e njësive aktuale, duke u bashkuar mesatarisht 7-8 komuna apo bashki ekzistuese në një njësi të vetme. Natyrshëm, me riorganizimin e territorit, do të përqendrohet aktiviteti menaxherial i njësisë në qendrën e ardhshme. Në njësite vendore aktuale, do të shuhen disa shërbime, por ndoshta do të lindin shërbime te reja dhe një numër i konsiderueshëm funksionesh dhe punonjësish do të preken nga reformimi i administratave.

Komunat dhe bashkitë aktuale, të krijuara përgjithësisht si vazhdim i pushteteve lokale të mëparshme, kanë trashëguar të pjesshëm dokumentacionin e funksionimit prej tyre për arsye nga më të ndryshmet, por shpesh edhe nga mungesat dhe moszbatimi i rregullave në dorëzimin e punës dhe dokumentacionit. Në 22 vjetët e aktivitetit të menaxhimit dhe administrimit , njësitë vendore kanë krijuar arkivin e tyre të dokumenteve. Ato kanë patur marrëdhënie të ndryshme brenda njësisë me publikun dhe punonjësit dhe këto veprimtari, janë shoqëruar me dokumentacionin e nevojshëm teknik dhe financiar. Njësitë kanë bashkëpunuar me njësi homologe dhe me pushtetin qendror, gjithashtu mbështetur në një dokumentacion të ndërsjellë të komunikimit të nevojshëm. Këto korrespondenca të dokumentuara, janë të shumëllojta dhe me institucione të ndryshme si: drejtoritë e tatimeve, drejtoritë e sigurimeve, agjencitë e ndryshme, etj. Gjithashtu, mjaft njësi vendore kanë pasur bashkëpunim me organizata të ndryshme, të cilat jo vetëm kanë rritur kapacitetet punonjësve të administratave, por shpesh kanë prodhuar dokumentacion cilësor, projekte, studime, vlerësime, etj. Një pjesë e dokumentacionit të njësive vendore gjendet edhe në institucione të tjera, si të dhënat e gjendjes civile dhe për sigurimet shoqërore për 10 vjetët e fundit, etj. Por dokumentacioni fizik i njësive vendore aktuale, i cili ka evidentuar dhe pasqyruar aktivitetin e tyre në këtë periudhë tranzicioni, shpesh gjendet në zyrat përkatëse punuese, i paarkivuar dhe i pasistemuar. Edhe pse shpesh me një bazë kompjuterësh individualë jo cilësorë, sasi të konsiderueshme dokumentesh të vlershme për arkivim disponohen nga njësitë vendore në variantin elektronik. Por a nevojitet apo a ka vlerë ky dokumentacion në të ardhmen, pas reformës administrative territoriale? Ligji nr. 9154 për arkivat, përcakton qartë edhe rastin e riorganizimit të njësive vendore, ndaj këto duhen të parapërgatiten për lëvizje të tilla.

Eksperiencat flasin për raste kur dokumentacioni, edhe pse i pasistemuar, është ruajtur dhe është dorëzuar nga persona që kanë ndjerë përgjegjësinë ligjore dhe morale të punës. Sot rivlerësohen dokumente të vjetra, të ruajtura ne arkiva, zyra apo nga individë, të cilat japin informacione të nevojshme për ngjarje, fenomene, prona, persona, etj, dokumente, të cilat shpesh përdoren në funksion të zgjidhjes së problemeve ose sillen si fakte në trajtimin e çështjeve të ndryshme. Por nuk janë të pakta rastet kur, dokumentacioni i përcaktuar me ligj për ruajtje pa afat kohor, nuk disponohet, është i dëmtuar ose i zhdukur me ose pa dashje. Ndërsa ekziston një pjesë e konsiderueshme dokumentesh, edhe të viteve 1945 dhe më pas, me dokumentacionin e trashëguar në vitet ‘90 në njësitë vendore mbizotëron një kaos i vërtete, madje shpesh mungojnë shumë dokumente. Mungojnë dokumente të marrëdhënieve të punës, dokumente financiare të ndërmarrjeve, të njësive ekonomike, dhe shpesh njerëzit duhet të bëjnë seanca gjyqësore për zgjidhjen e problemeve të ndryshme, vetëm se dokumentet e nevojshme dhe të detyrueshme për t’u ruajtur me ligj nuk ekzistojnë ose janë të parregullta.

Edhe pse ky dokumentacion është përpunuar në njësitë vendore aktuale, një pjese e konsiderueshme e tij ka vlerë dhe nevojitet edhe në rastin e reformimit dhe bashkimit të njësive vendore. Po kështu, në zyrat e sotme vendore ka edhe dokumentacion të panevojshëm, i cili i ka plotësuar afatet ligjore për t’u asgjësuar. Dokumentacioni i gjendur në njësitë vendore, në mjaft raste, jo vetëm që është i nevojshëm për komunitetin (p.sh. dokumentacioni i marrëdhënieve të punës, regjistrat e pronave, hartat, etj.), por shpesh mund të ketë vlerë zhvillimore, studiuese, vlerësuese, madje edhe historike. Disa nga këto dokumente, si studime, vlerësime, projekte, mund të jenë të gatshme dhe lehtësisht të integrueshme për të shërbyer në zhvillimin e njësisë së ardhshme, pasi ato mbartin mbi vete punën administratave në vite, të specialistëve, mendimin e komunitetit dhe shpesh, asistencën e kualifikuar të organizatave serioze dhe të specializuara.

Nevojitet që administratat vendore të bëjnë punë paraprake, për sistemimin e dokumentacionit dhe klasifikimin e tij sipas ligjit, me qëllim që të jetë lehtësisht i arkivueshëm dhe i përdorshëm në të ardhmen. Trajnimet e nevojshme për personelin përgjegjës për përpunimin dhe arkivimin e dokumenteve do të ishte hapi i parë, për t’iu përgjigjur reformës, edhe në aspektin e dokumentacionit. Evidentimi i të gjitha materialeve që disponohen në zyrat e njësive vendore dhe sistemimi i tyre sipas natyrës së dokumenteve, do t’i hapte rrugën klasifikimit të dokumentacionit sipas ligjit për arkivat. Dokumentacioni në variantin elektronik, në zyra të ndryshme të njësive vendore, lehtësisht i dëmtueshëm, nevojitet të inventarizohet, të skedohet dhe të ruhet, pasi do të ndihmojë në vazhdimin normal të punës dhe do të përbënte një vlerë të shtuar, si për njësitë që shkrihen, por edhe për ato që krijohen pas reformës. Eliminimi sipas rregullave i dokumenteve që e kanë plotësuar afatin e ruajtjes do të ishte një hallkë e rëndësishme e procesit, me qellim që të ruhet ajo që është e nevojshme dhe e parashikuar në ligj. Skedimi i të gjitha dokumenteve që do të ruhen në të ardhmen dhe arkivimi i tyre, mundësimi i skanimit të dokumenteve të rëndësishme dhe të shumëpërdorshme, me qëllim lehtësimin e përdorimit dhe ruajtjen nga dëmtimi fizik në të ardhmen, do të ishin disa hapa të nevojshme në funksion të përgatitjes së njësive vendore për reformën territoriale. Duke e konsideruar dokumentacionin e krijuar dhe atë mbi të cilin aktualisht po punohet si një vlerë intelektuale dhe detyrim për ta administruar në mënyrë ligjore, duhet të kujdesemi për të tani sa nuk është shumë vonë.

Thënie për Shtetin

  • Një burrë shteti është një politikan që e vë vehten në shërbim të kombit. Një politikan është një burrë shteti që vë kombin e tij në shërbim të tij.
    - Georges Pompidou
  • Në politikë duhet të ndjekësh gjithmonë rrugën e drejtë, sepse je i sigurt që nuk takon kurrë asnjëri
    - Otto von Bismarck
  • Politika e vërtetë është si dashuria e vërtetë. Ajo fshihet.
    - Jean Cocteau
  • Një politikan mendon për zgjedhjet e ardhshme, një shtetar mendon për gjeneratën e ardhshme
    - Alcide de Gasperi
  • Europa është një Shtet i përbërë prej shumë provincash
    - Montesquieu
  • Duhet të dëgjojmë shumë dhe të flasim pak për të berë mirë qeverisjen e Shtetit
    - Cardinal de Richelieu
  • Një shtet qeveriset më mirë nga një njëri i shkëlqyer se sa nga një ligj i shkëlqyer.
    - Aristotele
  • Historia e lirisë, është historia e kufijve të pushtetit të Shtetit
    - Woodrow Wilson
  • Shteti. cilido që të jetë, është funksionari i shoqërisë.
    - Charles Maurras
  • Një burrë shteti i talentuar duhet të ketë dy cilësi të nevojshme: kujdesin dhe pakujdesinë.
    - Ruggiero Bonghi